💱 Todos los importes están expresados en USD. Las facturas en COP / MXN / EUR fueron convertidas a USD en la fuente.All amounts are expressed in USD. Invoices in COP / MXN / EUR were converted to USD at the source.
Facturación vs Cobro mensualMonthly Billing vs Collections USD
Flujo operativo del cliente · barras = facturado / cobrado, línea = nº de facturasCustomer operational flow · bars = billed / collected, line = # of invoices
El cliente cobra de forma sostenida: 99,3 % de lo facturado en 34 meses. Pico en dic-2025 ($42,7k).The customer collects steadily: 99.3% of billed over 34 months. Peak in Dec-2025 ($42.7k).
Mix de monedaCurrency mix orig. → USDorig. → USD
Moneda de origen de la factura · valor en USD equivalenteInvoice original currency · value in USD equivalent
27 % en COP/MXN/EUR (convertidas a USD en origen) → exposición a FX a gestionar.27% in COP/MXN/EUR (converted to USD at source) → FX exposure to manage.
Evolución del saldo por cobrar (AR)Receivable balance evolution (AR) USD
Saldo acumulado = facturado + ajustes − cobrosRunning balance = billed + adjustments − collections
El saldo se mantiene bajo y estable (cartera limpia). El escalón de oct-2025 es el ajuste sin soporte de $2.215.The balance stays low and stable (clean portfolio). The Oct-2025 step is the $2,215 unsupported adjustment.
Distribución por ticketTicket-size distribution USD
Nº de facturas por rango de importe (USD)# of invoices by amount range (USD)
Alto volumen / bajo ticket (promedio $885): complejidad transaccional, no de crédito.High volume / low ticket (avg $885): transactional complexity, not credit.
Aging de la carteraPortfolio aging USD
Saldo abierto ($5.262) por antigüedad · método FIFO · corte 2026-04-15Open balance ($5,262) by age · FIFO method · cutoff 2026-04-15
Cartera 100 % al día (0–30 días, antigüedad media 1,2 días): cobro puntual, sin saldos vencidos. Salvedad: $2.215 del saldo es el ajuste sin soporte de oct-2025 — si no se resuelve, sería deuda de 90–180 días.Portfolio 100% current (0–30 days, avg age 1.2 days): timely collection, no overdue balances. Caveat: $2,215 of the balance is the Oct-2025 unsupported adjustment — if unresolved, it would be 90–180-day debt.
Tipo de servicioService type USD
Facturación por modelo de negocio (GL · campo Class + Memo)Billing by business model (GL · Class field + Memo)
"We hire" (EOR = Employer of Record: Ontop es el empleador legal) 38% · "You hire" (pago a contratistas) 30% · 31% sin clase = facturas del periodo inicial (2023–24) sin tipificar → mejora de gobernanza de datos en el tiempo."We hire" (EOR = Employer of Record: Ontop is the legal employer) 38% · "You hire" (contractor payments) 30% · 31% unclassified = early-period invoices (2023–24) without a type → data governance improved over time.
Análisis de notas / memos (word cloud)Notes / memos analysis (word cloud) GL
Bag-of-words de los campos Memo y Description del GL (1.410 textos) · tamaño = frecuenciaBag-of-words of the GL Memo and Description fields (1,410 texts) · size = frequency
Domina el modelo de negocio: "We hire" (EOR, 488) y "You hire" (contratista, 134). Aparecen los rieles de pago (TPV/POS, Stripe, ACH, Intercompany), la entidad Trez Inc y hasta el "Accounting adjustment AR 2023" (el ajuste sin soporte).The business model dominates: "We hire" (EOR, 488) and "You hire" (contractor, 134). Payment rails appear (TPV/POS, Stripe, ACH, Intercompany), the entity Trez Inc, and even the "Accounting adjustment AR 2023" (the unsupported adjustment).
Top frasesTop phrases n
Frecuencia en memos del GLFrequency in GL memos
Hallazgo clave: los memos del GL contienen Stripe payment IDs (py_…, ×34) — la clave de cobro que falta en la DB. Se puede emparejar por parsing del memo mientras se implementa el ID estructurado.Key finding: GL memos contain Stripe payment IDs (py_…, ×34) — the collection key missing in the DB. Matching by memo parsing is feasible while the structured ID is implemented.
Contratistas — concentración y rotaciónContractors — concentration and churn USD
Top-12 por facturación · verde = activo (factura ≥ 2025-11) · gris = churnedTop-12 by billing · green = active (invoice ≥ 2025-11) · gray = churned
30 contratistas pagados vía Ontop. ANDRES ROJAS solo = 21% (pero ya inactivo desde 2024). La cuenta depende de pocas personas y rota.30 contractors paid via Ontop. ANDRES ROJAS alone = 21% (but inactive since 2024). The account depends on a few people and churns.
Riesgo de concentraciónConcentration risk %
Dependencia y rotación de la carteraPortfolio dependency and churn
Top-5 contratistasTop-5 contractors
58.4% del totalof total
Churned (9 personas)Churned (9 people)
56% del facturado históricoof historical billing
ActivosActive
21 de 30 · 44% del valorof 30 · 44% of value
Más de la mitad del ingreso histórico vino de contratistas ya inactivos → explica el dip 2025 y la reaceleración 2026 con altas nuevas.Over half of historical revenue came from now-inactive contractors → explains the 2025 dip and 2026 re-acceleration with new hires.
Modelo económico: AR + AP + spreadEconomic model: AR + AP + spread USD
Circuito de dos partidas · el spread de Ontop = fee cobrado − pago al contratistaTwo-entry loop · Ontop's spread = fee charged − contractor payment
ABC INC
1 cliente1 customer
──ARAR──►
ONTOP
spread ≈ 3%spread ≈ 3%
──APAP──►
30
contratistascontractors
| Pago a contratistas (AP, pass-through)Contractor payments (AP, pass-through) | $403,970 |
| Fees explícitos de Ontop (OMF + ONTF)Explicit Ontop fees (OMF + ONTF) | $11,942 |
| Take rate (spread / pago a contratistas)Take rate (spread / contractor pay) | 2.96% |
Piso, no exacto: solo captura fees facturados aparte; el margen embebido (en el monto del contratista o el FX) es invisible — el take rate real puede ser mayor, sobre todo en EOR.Lower bound, not exact: only captures separately-billed fees; embedded margin (in the contractor amount or FX) is invisible — the real take rate may be higher, especially in EOR.
Contrapartida AP — alcanceAP counterpart — scope fuera de alcanceout of scope
¿Por qué no se concilió la AP?Why wasn't AP reconciled?
El caso pidió solo el AR de un cliente y entregó solo las cuentas AR (120000/120001). La cuenta por pagar a contratistas (AP) existe en la contabilidad real de Ontop pero no está en el archivo.The case asked only for one customer's AR and provided only the AR accounts (120000/120001). The contractor payable (AP) exists in Ontop's real books but is not in the file.
Un cierre robusto cuadra a tres puntas: AR (cliente→Ontop) ↔ AP (Ontop→contratista) ↔ Cash/Wallet, con el fee como spread.A robust close ties three ways: AR (customer→Ontop) ↔ AP (Ontop→contractor) ↔ Cash/Wallet, with the fee as the spread.
Fuente faltante #7: sub-ledger de AP de contratistas + spread por línea.Missing source #7: contractor AP sub-ledger + per-line spread.
Puente de conciliaciónReconciliation bridge GL → DBUSD
¿De dónde viene la diferencia de $3.118,64? (waterfall, con signo)Where does the $3,118.64 difference come from? (waterfall, signed)
El ajuste y las facturas solo-DB enmascaran la diferencia real de cobros (~$5.417). Residuo neto = 0,76 % de lo facturado. Incluye además una reclasificación de alcance EOR ($5.992,26): 4 facturas FTE que la DB trata como B2B y el GL contabiliza en la cuenta 120001 (netea a cero) — no altera los $3.118,64.The adjustment and DB-only invoices mask the real collections difference (~$5,417). Net residual = 0.76% of billed. It also embeds an EOR scope reclassification ($5,992.26): 4 FTE invoices the DB treats as B2B and the GL books to account 120001 (nets to zero) — it does not change the $3,118.64.
Nivel de conciliaciónReconciliation level % · base USD% · USD base
% conciliado sobre total facturado (USD)% reconciled over total billed (USD)
Facturación 99,98 % · Neto total 99,24 %. Cerrar el 0,76 % requiere datos externos (clave de pago compartida).
El residuo de facturación ≈ $83 = −$199 −$94,32 (2 facturas solo-DB) + $15 + $15 (2 docs ONTTFR) + $180 (fee $15 ×12), sobre $412.503 facturados.Billing 99.98% · Net total 99.24%. Closing the 0.76% requires external data (shared payment key).
Billing residual ≈ $83 = −$199 −$94.32 (2 DB-only invoices) + $15 + $15 (2 ONTTFR docs) + $180 ($15 fee ×12), over $412,503 billed.
El residuo de facturación ≈ $83 = −$199 −$94,32 (2 facturas solo-DB) + $15 + $15 (2 docs ONTTFR) + $180 (fee $15 ×12), sobre $412.503 facturados.Billing 99.98% · Net total 99.24%. Closing the 0.76% requires external data (shared payment key).
Billing residual ≈ $83 = −$199 −$94.32 (2 DB-only invoices) + $15 + $15 (2 ONTTFR docs) + $180 ($15 fee ×12), over $412,503 billed.
Partidas sin contraparteItems without counterpart USD
Documentos sin pareja entre la base operativa (DB) y el libro mayor (GL) · y el bloqueo del lado de cobrosDocuments without a match between the operational DB and the general ledger (GL) · plus the collections-side blocker
| GrupoGroup | Documento(s)Document(s) | ImporteAmount | Estado / contraparteStatus / counterpart | AcciónAction |
|---|---|---|---|---|
| A | ONTW486777 · ONTW486778 | $293.32 | En DB, ausentes del GL (no contabilizadas)In DB, absent from GL (unbooked) | Contabilizar: Debe AR / Haber IngresosBook: Debit AR / Credit Revenue |
| A | CRED0001381 · CRED0002358 · CTE000048 | −$3,408.43 | Notas de crédito: sí en GL como −CM, numeración distintaCredit notes: in GL as −CM, different numbering | Mapear identificadores (mismo valor)Map identifiers (same value) |
| B | ONTTFR000485 · ONTTFR000486 | $30.00 | En GL (120000), ausentes de la DBIn GL (120000), absent from DB | Validar origen; reflejar o reversarValidate origin; reflect or reverse |
| C | FTE000881 · 902 · 948 · 990 | $5,992.26 | DB las trata B2B; GL en EOR (120001) · netea a ceroDB treats as B2B; GL in EOR (120001) · nets to zero | Homologar regla EOR vs B2BHarmonize EOR vs B2B rule |
| D | 116 pagos DB · 238 cobros GL116 DB payments · 238 GL collections | ~$5,417 | 0 de 116 pagos con transaction ID → sin clave para emparejar0 of 116 payments with transaction ID → no key to match | Poblar payout/transaction ID compartidoPopulate shared payout/transaction ID |
Solo ONTW486777/778 ($293) faltan de verdad. Las notas de crédito y las FTE-EOR sí están en el GL (con otra numeración / cuenta). El residuo grande es el lado de cobros: no hay clave de pago compartida. Fuentes que faltan: transaction ID en pagos · tasa FX del cobro · soporte del ajuste $2.215 · tabla maestra de identificadores.Only ONTW486777/778 ($293) are truly missing. Credit notes and FTE-EOR items are in the GL (different numbering / account). The big residual is the collections side: no shared payment key. Missing sources: transaction ID on payments · collection FX rate · support for the $2,215 adjustment · master identifier table.
Conclusión ejecutivaExecutive conclusion ABC INC
Síntesis del análisis de Accounts Receivable y la conciliación DB vs contabilidadSummary of the Accounts Receivable analysis and DB vs accounting reconciliation
El cliente ABC INC presenta una cartera sana y de bajo riesgo de crédito: cobra el 99,3 % de lo facturado, mantiene el saldo bajo y estable, y el 100 % de la cartera abierta está al día (0–30 días). La complejidad es transaccional (alto volumen, ticket promedio $885), no de morosidad. Los tres entregables se cumplen y las cifras están verificadas contra las fuentes. The customer ABC INC shows a healthy, low credit-risk portfolio: it collects 99.3% of billed amounts, keeps the balance low and stable, and 100% of the open portfolio is current (0–30 days). The complexity is transactional (high volume, $885 average ticket), not delinquency. All three deliverables are met and figures are verified against the sources.
| 1. Estado de cuentaStatement | saldo AR $5.262,12 (586 mov. · 466 facturas) ✔AR balance $5,262.12 (586 mov. · 466 invoices) ✔ |
| 2. Conciliación DB vs GLDB vs GL reconciliation | facturación 99,98 % · neto 99,24 % ✔billing 99.98% · net 99.24% ✔ |
| 3. Propuesta de automatizaciónAutomation proposal | flujo n8n + AWS + agente IA ✔n8n + AWS + AI agent flow ✔ |
Próximos pasos: (1) obtener soporte del ajuste de $2.215 o reversarlo; (2) contabilizar las 2 facturas no registradas (ONTW486777/778); (3) homologar fees ($15) y la clasificación EOR vs Contractor; (4) habilitar una clave de pago compartida para cruzar cobros 1:1.Next steps: (1) obtain support for the $2,215 adjustment or reverse it; (2) book the 2 unrecorded invoices (ONTW486777/778); (3) harmonize fees ($15) and the EOR vs Contractor classification; (4) enable a shared payment key to match collections 1:1.
VeredictoVerdict
99,24%
conciliación neta totalnet total reconciliation
| Saldo ARAR balance | $5,262.12 |
| Diferencia residualResidual difference | $3,118.64 |
| % sobre facturado% of billed | 0.76% |
| SoluciónSolution | Adecuada ✔Adequate ✔ |
El residuo no se fuerza a cero: se documenta y traza, como luce una conciliación real.The residual is not forced to zero: it is documented and traced, as a real reconciliation looks.
Glosario de abreviaturasGlossary of abbreviations A–Z
Siglas usadas en el análisis y la conciliaciónAbbreviations used in the analysis and reconciliation
AR — Accounts Receivable · cuentas por cobrarreceivables
GL — General Ledger · libro mayor contable (cuenta 120000)accounting ledger (account 120000)
DB — base de datos operativa (sistema transaccional de Ontop)operational database (Ontop's transactional system)
B2B — Business-to-Business · negocio entre empresascompany-to-company business
EOR — Employer of Record · Ontop es el empleador legal (modelo "We hire", cta. 120001)Ontop is the legal employer ("We hire" model, acct. 120001)
Contractor — modelo "You hire": el cliente contrata; Ontop procesa el pago"You hire" model: the customer hires; Ontop processes payment
FTE — prefijo de documento de las facturas EORdocument prefix for EOR invoices
CM — Credit Memo · nota de crédito (sufijo "−CM")credit note ("−CM" suffix)
TPV — Terminal Punto de Venta (asientos de cobro Stripe/TPV)card payment terminal (Stripe/TPV collection entries)
FX — Foreign Exchange · tipo de cambio / moneda extranjeraexchange rate / foreign currency
DSO — Days Sales Outstanding · días promedio de cobroaverage collection days
FIFO — First In, First Out · método de agingaging method
ETL — Extract, Transform, Load · ingesta de datosdata ingestion
ERP — Enterprise Resource Planning · sistema contable/empresarialaccounting/business system
SLA — Service Level Agreement · acuerdo de nivel de servicioservice level agreement
USD / COP / MXN / EUR — dólar · peso colombiano · peso mexicano · euroUS dollar · Colombian peso · Mexican peso · euro