Business Case — Accounts Receivable Analyst

Resumen ejecutivoExecutive summary

Cifras clave del casoKey figures

El saldo por cobrar del cliente se reconstruyó desde la base de datos operativa y se concilió contra la contabilidad. La facturación concilia con alta precisión; la diferencia de saldo proviene principalmente del lado de cobros. The customer's receivable balance was rebuilt from the operational database and reconciled against accounting. Billing reconciles with high precision; the balance difference comes mainly from the collections side.

Saldo AR (cliente)AR balance (customer)

$5,262.12

según base de datosper database

Saldo AR según GLAR balance per GL

$8,380.76

cuenta 120000 (B2B)account 120000 (B2B)

Diferencia a conciliarDifference to reconcile

$3,118.64

GL − DB · lado de cobrosGL − DB · collections side

FacturaciónBilling

≈ $83

concilia (diferencia neta)reconciles (net difference)

¿De dónde sale el ≈ $83? Es el residuo del lado de facturación tras cruzar las 466 facturas una a una: −$199 − $94,32 (2 facturas en la DB que faltan en el GL) + $15 + $15 (2 documentos ONTTFR solo en el GL) + $180 (un fee de $15 en 12 facturas) = −$83,32, sobre $412.503 facturados → 99,98 % de exactitud. Es el descuadre real de valor en facturas; las notas de crédito (−$3.408,43) y la reclasificación EOR ($5.992,26) se excluyen porque netean a cero. Where does the ≈ $83 come from? It is the billing-side residual after matching the 466 invoices one by one: −$199 − $94.32 (2 DB invoices missing in the GL) + $15 + $15 (2 ONTTFR documents only in the GL) + $180 (a $15 fee on 12 invoices) = −$83.32, over $412,503 billed → 99.98% accuracy. It is the real value mismatch on invoices; credit notes (−$3,408.43) and the EOR reclassification ($5,992.26) are excluded because they net to zero.

Entregable 1 + 2Deliverable 1 + 2

Estado de cuenta y saldo por fuenteStatement and balance by source

586 movimientos · 466 facturas. El estado de cuenta se construyó con saldo acumulado cronológico, listo para enviar al cliente. 586 movements · 466 invoices. The statement was built with a chronological running balance, ready to send to the customer.

Composición del saldo (DB)Balance composition (DB)

Total facturado al clienteTotal billed to customer	+ $412,503.14
Ajustes registradosRecorded adjustments	+ $2,214.96
Pagos recibidosPayments received	− $409,455.98
Saldo AR según base de datosAR balance per database	$5,262.12

DB vs Contabilidad (GL)DB vs Accounting (GL)

Base de datos (facturado + ajustes − pagos)Database (billed + adjustments − payments)	$5,262.12
Contabilidad GL (débitos − créditos, cta 120000)Accounting GL (debits − credits, acct 120000)	$8,380.76
Diferencia a conciliar (GL − DB)Difference to reconcile (GL − DB)	$3,118.64

La diferencia no se fuerza a cero: la facturación concilia y el residuo del lado de cobros se reporta de forma transparente como partida a investigar (timing / aplicación de pagos), como luce una conciliación real. The difference is not forced to zero: billing reconciles and the collections-side residual is transparently reported as an item to investigate (timing / payment application), as a real reconciliation looks.

HallazgosFindings

Partidas a ajustar e investigarItems to adjust and investigate

El cruce factura por factura (número, importe y fecha) entre las 466 facturas de la DB y los documentos del GL mostró que la facturación concilia. Estas son las partidas accionables. The invoice-by-invoice match (number, amount and date) between the 466 DB invoices and the GL documents showed that billing reconciles. These are the actionable items.

HallazgoFinding	Importe (USD)Amount (USD)	PrioridadPriority	Acción propuestaProposed action
Ajuste sin soporte (27/10/2025, solo en DB)Unsupported adjustment (2025-10-27, DB only)	$2,214.96	AltaHigh	Solicitar soporte; registrar asiento en GL o reversar en DBRequest support; book entry in GL or reverse in DB
Facturas no contabilizadas (ONTW486777 / 486778)Unbooked invoices (ONTW486777 / 486778)	$293.32	AltaHigh	Reconocer ingreso y cuenta por cobrar en el GLRecognize revenue and receivable in the GL
Fees y documentos no homologados (fee $15 ×12 + 2 ONTTFR)Unharmonized fees and documents ($15 fee ×12 + 2 ONTTFR)	$210.00	MediaMedium	Homologar reglas de fees y validar documentos contablesHarmonize fee rules and validate accounting documents
Diferencia en cobros (timing / aplicación)Collections difference (timing / application)	a determinarto be determined	MediaMedium	Conciliar cobros por mecanismo y período; aplicar pagos por facturaReconcile collections by mechanism and period; apply payments per invoice
Notas de crédito con numeración distintaCredit notes with different numbering	−$3,408.43	Sin impactoNo impact	Mapear identificadores (CRED/CTE ↔ −CM); no requiere ajuste de valorMap identifiers (CRED/CTE ↔ −CM); no value adjustment required
Reclasificación EOR (4 facturas FTE: B2B en DB ↔ cta. 120001 en GL)EOR reclassification (4 FTE invoices: B2B in DB ↔ account 120001 in GL)	$5,992.26	Sin impactoNo impact	Reclasificación de alcance: la cta. 120001 (EOR) netea a cero; homologar clasificación de servicio. No altera los $3.118,64Scope reclassification: account 120001 (EOR) nets to zero; harmonize service classification. Does not change the $3,118.64

¿Se concilia al 100%?Does it reconcile 100%?

Puente de conciliación y residuoReconciliation bridge and residual

No es posible cerrar a cero solo con el archivo: la diferencia neta es $3.118,64 = 0,76 % del total facturado (conciliación del 99,24 %). El lado de facturación concilia al 99,98 %; el residuo vive en el lado de cobros y en partidas que requieren información externa. It is not possible to close to zero with the file alone: the net difference is $3,118.64 = 0.76% of total billed (99.24% reconciled). Billing reconciles at 99.98%; the residual lives on the collections side and in items that require external information.

Conciliación facturaciónBilling reconciliation

99.98%

residuo ≈ $83residual ≈ $83

Conciliación neta totalNet total reconciliation

99.24%

residuo $3.118,64residual $3,118.64

Residuo / total facturadoResidual / total billed

0.76%

sobre $412.503,14of $412,503.14

Dif. real de cobrosReal collections diff.

1.31%

≈ $5.417 (enmascarada)≈ $5,417 (masked)

Composición de la diferencia (GL − DB)Difference composition (GL − DB)

El ajuste y las facturas solo-DB enmascaran la diferencia (la reducen); por eso la diferencia real de cobros (~$5.417) netea hasta los $3.118,64 observados. * La reclasificación EOR ($5.992,26) es una diferencia de alcance que vive dentro del residuo de cobros y netea a cero; no suma al total. The adjustment and DB-only invoices mask the difference (they reduce it); that is why the real collections difference (~$5,417) nets down to the observed $3,118.64. * The EOR reclassification ($5,992.26) is a scope difference embedded in the collections residual and nets to zero; it does not add to the total.

PartidaItem	ImporteAmount	% fact.% billed	EfectoEffect	Acción para cerrarAction to close
Diferencia de cobros (modelo distinto / timing)Collections difference (different model / timing)	$5,416.92	1.31%	GL mayorGL higher	Cruce pago-por-pago con clave compartida (Stripe/payout)Payment-by-payment match with shared key (Stripe/payout)
Ajuste sin soporte (solo DB)Unsupported adjustment (DB only)	−$2,214.96	0.54%	DB mayorDB higher	Soporte; asiento en GL o reversarSupport; entry in GL or reverse
2 facturas no contabilizadas (solo DB)2 unbooked invoices (DB only)	−$293.32	0.07%	DB mayorDB higher	Contabilizar: Debe AR / Haber IngresosBook: Debit AR / Credit Revenue
Fee $15 ×12 en facturas GL (solo GL)$15 fee ×12 in GL invoices (GL only)	$180.00	0.04%	GL mayorGL higher	Homologar fee en la DBHarmonize fee in the DB
2 documentos ONTTFR (solo GL)2 ONTTFR documents (GL only)	$30.00	0.01%	GL mayorGL higher	Validar origenValidate origin
Notas de crédito con numeración distintaCredit notes with different numbering	$0.00	—	sin impactono impact	Mapear IDs (CRED/CTE ↔ −CM)Map IDs (CRED/CTE ↔ −CM)
Reclasificación EOR (4 facturas FTE: B2B en DB ↔ cta. 120001)EOR reclassification (4 FTE invoices: B2B in DB ↔ acct. 120001)	$0.00^*	—	sin impactono impact	$5.992,26 reclasificados; la cta. 120001 netea a cero. Homologar EOR vs Contractor$5,992.26 reclassified; account 120001 nets to zero. Harmonize EOR vs Contractor
= Diferencia neta a conciliar= Net difference to reconcile	$3,118.64	0.76%

Para llegar al 100% se requiere (no está en el archivo)To reach 100% you need (not in the file)

1. Soporte del ajuste de $2.214,96 (o reversarlo)Support for the $2,214.96 adjustment (or reverse it)	cierra 0,54%closes 0.54%
2. Contabilizar ONTW486777 / ONTW486778 en el GLBook ONTW486777 / ONTW486778 in the GL	cierra 0,07%closes 0.07%
3. Clave de pago compartida (transaction ID) para cruzar los 191 journals del GL con los pagos netos de la DBShared payment key (transaction ID) to match the 191 GL journals with the DB net payments	cierra 1,31%closes 1.31%

Forzar el saldo a cero sería ocultar partidas. Dejar el residuo de 0,76 % documentado y trazado es como luce una conciliación real.Forcing the balance to zero would hide items. Leaving the 0.76% residual documented and traced is what a real reconciliation looks like.

Entregable 3Deliverable 3

Propuesta de automatizaciónAutomation proposal

Para que el saldo de AR y la conciliación dejen de armarse a mano cada mes, se proponen tres niveles de madurez. Cada diagrama es descargable en SVG. So the AR balance and reconciliation stop being built by hand every month, three maturity levels are proposed. Each diagram is downloadable as SVG.

1 · Automatización low-code con n8n1 · Low-code automation with n8n

Rápido / IntermedioFast / Intermediate

Trigger programado → ingesta API + ERP → normalización → matching → conciliadas / excepciones → reportes.Scheduled trigger → API + ERP ingestion → normalization → matching → reconciled / exceptions → reports.⬇ Descargar SVGDownload SVG

2 · Arquitectura escalable en AWS2 · Scalable architecture on AWS

Robusto / EscalableRobust / Scalable

Scalable serverless AWS architecture diagram

Pipeline serverless event-driven: EventBridge + Lambda + S3 + Glue/Step Functions + Redshift + QuickSight.Event-driven serverless pipeline: EventBridge + Lambda + S3 + Glue/Step Functions + Redshift + QuickSight.⬇ Descargar SVGDownload SVG

3 · Agente IA de soporte de análisis3 · AI analysis support agent

AsistenteAssistant

AI agent (Claude on Bedrock) for AR analysis support diagram

Claude en Bedrock con herramientas (consulta, explica diferencias, propone asientos) + RAG + aprobación humana.Claude on Bedrock with tools (query, explain differences, propose entries) + RAG + human approval.⬇ Descargar SVGDownload SVG

ReferenciaReference

Glosario de abreviaturasGlossary of abbreviations

Siglas y términos usados en el análisis, la conciliación y la propuesta de automatización. Abbreviations and terms used in the analysis, reconciliation and automation proposal.

AR — Accounts Receivable · cuentas por cobrarreceivables

GL — General Ledger · libro mayor contable (cuenta 120000)accounting ledger (account 120000)

DB — base de datos operativa (sistema transaccional de Ontop)operational database (Ontop's transactional system)

B2B — Business-to-Business · negocio entre empresascompany-to-company business

EOR — Employer of Record · Ontop es el empleador legal (modelo "We hire", cta. 120001)Ontop is the legal employer ("We hire" model, acct. 120001)

Contractor — modelo "You hire": el cliente contrata; Ontop procesa el pago"You hire" model: the customer hires; Ontop processes payment

FTE — prefijo de documento de las facturas EORdocument prefix for EOR invoices

CM — Credit Memo · nota de crédito (sufijo "−CM")credit note ("−CM" suffix)

TPV — Terminal Punto de Venta (asientos de cobro Stripe/TPV)card payment terminal (Stripe/TPV collection entries)

FX — Foreign Exchange · tipo de cambio / moneda extranjeraexchange rate / foreign currency

DSO — Days Sales Outstanding · días promedio de cobroaverage collection days

FIFO — First In, First Out · método de aging (antigüedad)aging method

ETL — Extract, Transform, Load · ingesta y normalización de datosdata ingestion and normalization

ERP — Enterprise Resource Planning · sistema contable/empresarialaccounting/business system

SLA — Service Level Agreement · acuerdo de nivel de servicioservice level agreement

USD / COP / MXN / EUR — dólar · peso colombiano · peso mexicano · euroUS dollar · Colombian peso · Mexican peso · euro

Saldo de Accounts Receivable, conciliación y automatización Accounts Receivable balance, reconciliation and automation